Templafy-Studie: 95 % der Wissensarbeiter müssen KI-generierte Dokumente nachbearbeiten, bevor sie einsatzbereit sind

Knapp die Hälfte der Beschäftigten in den USA und Großbritannien gibt an, dass der hohe Prüfaufwand bei KI-erstellten Geschäftsdokumenten die eigentliche Zeitersparnis nahezu zunichtemacht

NEW YORK, Oct. 01, 2026 (GLOBE NEWSWIRE) -- KI spielt bei der Erstellung von Geschäftsdokumenten inzwischen eine zentrale Rolle und hat das Potenzial, die Arbeitsweise in Unternehmen grundlegend zu verändern. Eine neue Studie von Templafy zeigt jedoch, dass Unternehmen dieses Produktivitätspotenzial bislang nicht voll ausschöpfen. Denn Inhalte schneller zu generieren bedeutet nicht automatisch, dass Aufgaben auch schneller erledigt werden.

Laut „The Business-Ready AI Gap 2026“ nutzen 90 % der Wissensarbeiter in den USA und Großbritannien mindestens einmal pro Woche KI, um Geschäftsdokumente zu erstellen. Gleichzeitig geben 95 % an, dass sie die von der KI erzeugten Inhalte noch überarbeiten müssen, bevor sie einsatzbereit sind. Im Durchschnitt verbringen Beschäftigte fast vier Stunden pro Woche damit, KI-generierte Dokumente zu prüfen, zu korrigieren und zu validieren. 48 % – also nahezu die Hälfte – sagen, dass der dafür erforderliche Überarbeitungsaufwand die tatsächliche Zeitersparnis deutlich reduziert.

Die Ergebnisse verdeutlichen eine wachsende Lücke zwischen KI-generierten Inhalten und wirklich einsatzbereiten Geschäftsdokumenten – also Dokumenten, die korrekt, unternehmensspezifisch und sofort einsetzbar sind. Mit der zunehmenden Verbreitung von KI steht für Unternehmen daher nicht mehr allein die Frage im Mittelpunkt, wie sie ihren Mitarbeitenden Zugang zu KI verschaffen. Entscheidend ist vielmehr, der KI den nötigen Unternehmenskontext und klare Vorgaben an die Hand zu geben, damit sie zuverlässig hochwertige Geschäftsergebnisse liefert.

Unternehmen messen KI-Produktivität möglicherweise zu früh

Auf den ersten Blick sind die Mitarbeitenden mit den KI-Ergebnissen durchaus zufrieden. In beiden Märkten halten 60 % den ersten KI-generierten Entwurf für so ausgereift, dass er mit nur geringfügigen Änderungen verwendet werden kann.

Doch ein überzeugender erster Entwurf bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Arbeit damit abgeschlossen ist. Von den Mitarbeitenden, die mehr als eine Stunde mit der Überarbeitung eines KI-generierten Dokuments verbringen, geben 34 % an, dass die Korrektur länger dauern kann als das Erstellen von Grund auf.

Dabei geht es nicht nur um den letzten sprachlichen oder gestalterischen Feinschliff. Die Mitarbeitenden müssen auch inhaltliche Fehler korrigieren. Die häufigste Korrektur betrifft die inhaltliche Genauigkeit (40 %), gefolgt von generischen oder schematischen Formulierungen (34 %) und Formatierungsfehlern (31 %).

Die Studienergebnisse machen deutlich: Wer KI-Produktivität rein an der Erstellungsgeschwindigkeit misst, greift zu kurz. Das eigentliche Potenzial liegt darin, den Nachbearbeitungsaufwand zu minimieren, indem der KI von Beginn an der erforderliche Kontext bereitgestellt wird.

„Zugang zu künstlicher Intelligenz wird schnell zum Standard für jedes Unternehmen – bloße Verfügbarkeit bietet daher keinen Wettbewerbsvorteil mehr“, erklärt Christian Lund, Mitgründer von Templafy. Der eigentliche Vorteil entsteht dadurch, wie effektiv ein Unternehmen die KI mit seinen tatsächlichen Betriebsabläufen verbindet – also mit dem internen Wissen, den Qualitätsstandards, der Expertise und den etablierten Prozessen. Unternehmen, denen das gelingt, können KI nutzen, um konsistente, hochwertige und sofort einsetzbare Geschäftsdokumente skaliert zu erstellen, anstatt die Belegschaft mit Nachbearbeitung und Korrekturen zu belasten. Erst dann wird aus beeindruckender KI-Technologie eine echte geschäftskritische Infrastruktur.“

Die Studie zeigt jedoch, dass dieser Unternehmenskontext der KI derzeit selten automatisch zur Verfügung steht. In beiden Märkten geben 42 % der Befragten an, dass ihre KI-Tools keinen ausreichenden Zugriff auf freigegebene Unternehmensinhalte haben. Rund 40 % sagen, dass ihre Tools diese Inhalte nur unzureichend einbinden können. Nur 30 % geben an, dass freigegebene Vorlagen, Inhalte oder Assets automatisch angewendet werden.

Unternehmen haben jahrelang in den Aufbau von abgestimmten Kernbotschaften, Templates, Referenzen, rechtssicheren Formulierungen, Brand-Assets und Erfahrungswissen investiert. Da KI zunehmend in wiederkehrende Arbeitsabläufe integriert wird, besteht die zentrale Aufgabe darin, diesen Unternehmenskontext für die KI ebenso einfach zugänglich und nutzbar zu machen, wie es für sie ist, neue Inhalte zu generieren.

Wenn alle Zugang zu KI haben, entscheidet der Unternehmenskontext

Der breite Zugang zu denselben zugrunde liegenden KI-Modellen führt zudem zu einem Differenzierungsproblem. In den USA und Großbritannien sagen 59 % der Befragten, dass KI-generierte Geschäftsdokumente dazu führen können, dass verschiedene Unternehmen zu ähnlich klingen. 56 % finden, dass KI-generierte Dokumente häufig generisch wirken. Zudem erklären 42 %, dass der verstärkte KI-Einsatz es erschwert, markenspezifische und einzigartige Inhalte zu erstellen.

Beschäftigte sehen in generischen Inhalten auch ein konkretes geschäftliches Risiko. 42 % der Befragten in beiden Märkten betrachten den Verlust von Vertrauen und Glaubwürdigkeit als eine der größten Gefahren, wenn Dokumente zu beliebig oder austauschbar werden. 37 % nennen eine schwächere Markenwahrnehmung, 33 % ein höheres Risiko für ungenaue oder nicht konforme Inhalte.

Je selbstverständlicher der Zugang zu KI wird, desto weniger dürfte die Technologie selbst zur Differenzierung beitragen. Umso wichtiger für das Endergebnis werden der Unternehmenskontext, das Know-how, die Expertise, die Markenbotschaften und die Marke selbst.

KI-Agenten überführen KI von der Assistenz in echte Arbeitsprozesse

Daten aus der eigenen Plattform von Templafy unterstreichen diesen Wandel hin zu agentenbasierten Workflows. Die Nutzung von KI-Agenten unter berechtigten Anwendern stieg von 31 % im Dezember 2025 auf 66 % im August 2026. Wenn Mitarbeitende die Möglichkeit erhielten, Dokumente mithilfe eines agentengestützten Workflows zu erstellen, entschieden sich 71 % dafür.

Die Daten zeigen zudem eine deutliche Zeitersparnis. Über mehr als 29.000 analysierte Sitzungen hinweg sank die mittlere Dauer der Dokumentenerstellung von rund zwei Stunden (ohne Agenten) auf nur noch acht Minuten (mit Agenten).

Diese Zahlen verdeutlichen den grundlegenden Wandel beim Einsatz von KI in Unternehmen: Der reine Zugriff auf KI-Tools ist erst der Anfang. Der entscheidende nächste Schritt liegt in der nahtlosen Verknüpfung von KI mit Unternehmenswissen, freigegebenen Inhalten, Geschäftsregeln und Workflows – damit Unternehmen skalierbar verlässliche und einsatzbereite Ergebnisse erzielen können.

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Hinweise für Redakteure

Methodik

Die Befragung wurde unter 2.000 Wissensarbeitern durchgeführt, die mindestens einmal im Monat KI zur Erstellung von Geschäftsdokumenten einsetzen und in Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten im Vereinigten Königreich und den USA arbeiten. Die Befragung wurde im August 2026 von Sapio Research online durchgeführt. Die Teilnehmer wurden per E-Mail zur Teilnahme eingeladen und füllten anschließend einen Online-Fragebogen aus.

Über Templafy

Templafy ist die führende KI-gestützte Plattform zur Dokumentenerstellung, die es Fachleuten ermöglicht, mit höchster Effizienz präzise, richtlinienkonforme und markengerechte Dokumente zu erstellen.

Unsere Plattform ermöglicht es Unternehmen, KI genau dort gezielt zu steuern, wo es darauf ankommt: KI-Agenten erhalten den richtigen Kontext, klare Vorgaben und vom Unternehmen freigegebenes Wissen als Grundlage für ihre Arbeit. Unser Ansatz setzt auf KI-Agenten, die KI-generierte Inhalte mit regelbasierter Automatisierung verknüpfen. Dies ermöglicht die beschleunigte Erstellung hochwertiger, vertrauenswürdiger Dokumente, während die unternehmensweite Kontrolle und Kohärenz vollständig gewahrt bleiben – all dies bei niedrigen und vorhersehbaren Token-Kosten.

Die patentierte Technologie von Templafy ist direkt in Anwendungen wie Microsoft Office, Google Workspace und Salesforce sowie in KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT und Copilot integriert, vereinfacht Dokumenten-Workflows, reduziert Risiken und gibt Teams das nötige Vertrauen in die Dokumente, die besonders wichtig sind.

Mehr als 4 Millionen Nutzer weltweit vertrauen auf Templafy, um die KI-gestützte Erstellung von Unternehmensinhalten zu beschleunigen. Branchenführer wie KPMG und BDO vertrauen auf Templafy. Die Lösung erspart Teams über 30 % der Zeit, die sie normalerweise für wiederkehrende Inhalte wie Angebote, Auftragsschreiben oder Prüfberichte aufwenden würden, sodass sie sich auf umsatzrelevante Aufgaben konzentrieren können.

Weitere Informationen – nur für Presseanfragen:
Lucy Westman, Head of Global Communications, Templafy (+44) 7776 454 946, lwe@templafy.com 

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